Recht op vakantie: toegang tot de vakantiegegevens van uw arbeiders

Een werknemer heeft in het vakantiejaar recht op vakantie op basis van zijn prestaties in het voorafgaande vakantiedienstjaar. Een bediende die tijdens het vakantiedienstjaar bij andere werkgever heeft gewerkt, moet zijn vakantieattest(en) aan zijn huidige werkgever overmaken om vakantie te kunnen nemen. Een arbeider daarentegen zal vakantie kunnen opnemen op basis van de informatie die het vakantiefonds online ter beschikking stelt.

Terwijl werkgevers zich voor hun bedienden kunnen baseren op de geleverde prestaties in het vakantiedienstjaar (al dan niet op basis van een of meerdere vakantieattesten), kunnen de werkgevers die zijn aangesloten bij een vakantiefonds de vakantiegegevens van hun arbeiders gedurende het lopende vakantiejaar online raadplegen.

Sinds de nieuwe wijze van verrekening van het enkel vertrekvakantiegeld is het nóg belangrijker om tijdig te beschikken over de gegevens van ex-arbeiders die nu als bediende werken.

Wie kan wat waar terugvinden ?

1. Waar kunnen de gegevens worden geraadpleegd?

Via de portaalsite van de RSZ kunnen zowel de werkgevers als de arbeiders alle informatie in verband met de vakantie van arbeiders (en leerling-arbeiders of kunstenaars) terugvinden: Toegang krijgen tot de beveiligde diensten - Zich aanmelden (socialsecurity.be):

• Werkgevers (en sociale secretariaten) hebben toegang tot de onlinedienst “vakantierekening – werkgever” door in te loggen als onderneming;
• Werknemers hebben toegang tot de onlinedienst “mijn vakantierekening” (door in te loggen als burger).

2. Welke gegevens kunnen worden geraadpleegd?

De online database bevat alle vakantiegegevens van arbeiders (en kunstenaars) die hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) of een ander vakantiefonds ontvangen:

• Het aantal vakantiedagen
• Het bedrag van het vakantiegeld;
• De datum waarop het vakantiegeld wordt betaald.

Deze gegevens zijn het hele jaar door te consulteren en worden dagelijks bijgewerkt.

Vanaf januari 2024 zijn de voorlopige gegevens voor het vakantiejaar 2024 al beschikbaar. Het is echter mogelijk dat gedurende het eerste kwartaal de gegevens nog niet volledig beschikbaar zijn omdat het vierde kwartaal van 2023 nog verwerkt moet worden. Het is dus aangeraden om de website regelmatig te consulteren om de evolutie van het vakantiegeld en de vakantiedagen 2024 op te volgen.

3. Wie heeft toegang tot de gegevens?

In eerste instantie hebben de arbeiders zelf toegang tot de online gegevens. Zij kunnen nog extra gegevens raadplegen zoals:

• Een gedetailleerd overzicht van de berekening van het vakantiegeld
• Een samenvatting van de prestaties per werkgever en de lonen die in aanmerking komen voor de berekening van het vakantiegeld.

Zij kunnen via de online toepassing onmiddellijk een Pdf-bestand downloaden van het vakantieattest of de berekening van het vakantiegeld. Het is ook mogelijk om deze gegevens aan te vragen door een online formulier in te vullen. De gevraagde informatie wordt dan bezorgd via de e-Box of eventueel per brief indien de e-Box nog niet werd geactiveerd.

Daarnaast heeft de werkgever die arbeiders tewerkstelt en is aangesloten bij een vakantiefonds ook toegang tot de online gegevens van zijn arbeiders. Er wordt een volledige lijst van alle arbeiders getoond met de mogelijkheid om specifiek te zoeken naar een bepaalde arbeider. Ook de werkgever kan een bestand met de informatie vermeld in punt 2 exporteren naar de e-Box van de onderneming. De gegevens blijven voor de werkgever beschikbaar tot 31 december van het vakantiejaar.

De online toepassing is ook beschikbaar voor de werkgever die een bediende tewerkstelt die tijdens het vakantiejaar als arbeider werkzaam was in zijn onderneming.

Let op: Dit is echter niet het geval indien de werkgever een bediende tewerkstelt die  werkzaam was als arbeider in een andere onderneming en de nieuwe werkgever ENKEL bedienden tewerkstelt.
Hoe kan deze werkgever de vakantiegegevens  van deze bediende, ex-arbeider, dan bekomen? In dit geval moet de werkgever aan de arbeider vragen om zelf de nodige gegevens aan de werkgever over te maken zodat  de arbeider vakantie kan  nemen. De werkgever kan dit eventueel ook opvragen bij het vakantiefonds waarbij de werknemer voormalig was aangesloten.